In een klein team doet iedereen een beetje van alles. Dat gaat lang goed, tot er ineens iets blijft liggen omdat drie mensen dachten dat een ander het wel zou oppakken. In dit artikel lees je hoe je taken verdeelt zonder dat het ingewikkeld wordt. Je leest waarom werk juist in kleine teams tussen wal en schip valt, hoe je elke taak één eigenaar geeft, waar je afspraken het beste vastlegt en hoe je terugkerende klussen vanzelf laat terugkomen.
Waarom werk juist in kleine teams blijft liggen
In een groot bedrijf staat vaak precies vast wie waarvoor verantwoordelijk is. In een klein team werkt dat anders. Rollen lopen door elkaar en dat is meestal ook logisch. Wie tijd heeft, pakt op wat er ligt.
Het gaat mis op het moment dat een afspraak alleen in iemands hoofd zit. Je bespreekt tussendoor even wie de offerte nakijkt, iedereen knikt en niemand schrijft het op. Een week later blijkt dat twee mensen op elkaar hebben zitten wachten. Dat is geen slordigheid, het is gewoon wat er gebeurt als je snel schakelt.
Vooral bij ondersteunend werk speelt dit sterk. Agenda’s, mail, facturen en verslagen: dat is werk dat pas opvalt als het blijft liggen. Op Secretaressenet delen support professionals hoe zij dit soort taken georganiseerd houden, en daar zitten praktische ideeën tussen die ook in een klein team prima werken.
Begin met een lijst van wat er echt gebeurt
Voordat je iets kunt verdelen, moet je weten wat er te verdelen valt. Houd daarom een week lang bij wat er allemaal langskomt. Niet alleen de grote projecten, maar juist ook de kleine dingen: de telefoon opnemen, een factuur controleren, een bestelling plaatsen, de agenda bijwerken.
Die lijst is bijna altijd langer dan je vooraf denkt. En het zijn precies die kleine taken die blijven liggen, omdat ze nergens staan opgeschreven. Zodra ze zichtbaar zijn, kun je er iets mee. Je hoeft er trouwens geen weken over te doen. Een simpel document waar iedereen tussendoor iets in gooit, is genoeg om te beginnen.
Geef elke taak één eigenaar
Dit is de belangrijkste stap. Elke taak krijgt één naam erbij. Niet twee namen en niet het hele team.
Dat betekent niet dat die persoon alles alleen doet. Het betekent dat er één iemand is die in de gaten houdt of het ook echt gebeurt. Zijn jullie met z’n drieën verantwoordelijk, dan voelt niemand zich verantwoordelijk.
Spreek er meteen bij af wanneer iets klaar moet zijn. Deze week is te vaag. Donderdag voor twaalf uur is duidelijk. Je hoeft daar niet streng in te zijn, maar wel concreet. Een datum zorgt ervoor dat je er samen op terug kunt komen zonder dat het aanvoelt als controle.
Spreek af waar je het vastlegt
Een afspraak die je alleen uitspreekt, verdwijnt. Een afspraak die je op de verkeerde plek zet, verdwijnt ook. Mail is bijvoorbeeld geen takenlijst, want daar staat jouw taak binnen een dag onder vijftig andere berichten.
Kies daarom één vaste plek per soort taak en houd je daaraan. In de tabel hieronder zie je een indeling die voor veel kleine teams goed werkt.
| Soort taak | Waar je die vastlegt | Waarom dat werkt |
|---|---|---|
| Losse taak met een deadline | Op een gedeeld takenbord | Iedereen ziet de stand zonder ernaar te hoeven vragen |
| Taak die elke week terugkomt | Als vaste afspraak in de agenda | De taak komt vanzelf terug op het juiste moment |
| Afspraak uit een overleg | In het verslag, met naam en datum erbij | Je kunt later teruglezen wie wat zou doen |
| Idee of losse gedachte | Op een aparte lijst | Het blijft bewaard zonder je takenlijst vol te zetten |
Een digitaal bord met kaarten is voor veel teams een prettige manier om te zien wat er loopt. Je maakt kolommen zoals te doen, mee bezig en klaar, en je schuift kaarten van links naar rechts. Wil je weten hoe zo’n bord er in de praktijk uitziet, dan geeft dit artikel over trello een goed beeld van de opzet en de mogelijkheden.
Maak van terugkerende taken een vaste routine
Sommige taken komen elke week of elke maand terug. Facturen versturen, de voorraad checken, het overleg voorbereiden. Die hoef je niet elke keer opnieuw te bedenken.
Zet ze op een vaste dag en in een vaste volgorde. Dat scheelt tijd en het maakt je team minder kwetsbaar. Als iemand ziek is of op vakantie gaat, kan een ander het overnemen zonder eerst tien vragen te stellen.
Schrijf bij zo’n vaste taak kort op welke stappen erbij horen. Vijf regels zijn vaak al genoeg. Het gaat er niet om dat het mooi opgeschreven staat, het gaat erom dat iemand anders het kan lezen en meteen snapt wat er moet gebeuren.
Loop het één keer per week samen door
Plan een kort moment in van een kwartier. Je loopt langs wat af is, wat is blijven liggen en wat er nieuw bij is gekomen. Meer is het niet.
Staat dezelfde taak drie weken achter elkaar op de lijst? Dan is er meestal iets anders aan de hand. Misschien is de taak te groot en moet hij in stukken. Misschien ligt hij bij de verkeerde persoon. En misschien is hij eigenlijk niet belangrijk genoeg. Alle drie zijn prima uitkomsten, zolang je er samen een keuze over maakt.
En als het toch een keer misgaat
Er valt altijd weleens iets tussen wal en schip. Dat hoort erbij en daar hoef je niet dramatisch over te doen. De vraag is niet wie er schuld aan heeft, maar waar de afspraak stond.
Meestal luidt het antwoord: nergens. Dat is eigenlijk goed nieuws, want dat kun je oplossen. Zet de taak alsnog op de juiste plek, geef hem een naam en een datum en ga door. Zoek geen schuldige, maar zoek het gat in de manier waarop jullie werken.
Kort samengevat
Taken verdelen in een klein team hoeft niet ingewikkeld te zijn. Zet op een rij wat er allemaal gebeurt, geef elke taak één eigenaar, leg afspraken op één vaste plek vast en loop het wekelijks even samen door. Begin klein en breid pas uit als je merkt dat het nodig is. Een simpele werkwijze die jullie volhouden, werkt altijd beter dan een perfect systeem waar na twee weken niemand meer naar kijkt.
