Een algemeen overzicht van jouw financiële situatie begint vaak met het opstellen van een balans. Dit klinkt misschien ingewikkeld, maar met een aantal duidelijke stappen kun je zelf eenvoudig aan de slag. Een balans helpt ondernemers, maar ook particulieren die hun eigen administratie bijhouden, om grip te krijgen op inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden. Door de uitleg in dit artikel is het maken van een balans goed te doen, ook zonder specialistische kennis.
Waarom een balans belangrijk is voor jouw overzicht
Een balans geeft inzicht in de toestand van je geldzaken op een bepaald moment. Het laat zien wat jij hebt (bezittingen) en wat jij verschuldigd bent (schulden). Voor bedrijven is een balans verplicht bij het afsluiten van een boekjaar. Maar ook thuis kan een algemeen overzicht prettig zijn om bijvoorbeeld te weten wat je nog te besteden hebt of hoe je spaardoelen er voor staan. Met een actueel overzicht kun je verstandige keuzes maken en zie je direct als er iets verandert in je financiële situatie.
Activa en passiva: wat staan er op de balans?
De linkerzijde van de balans wordt activa genoemd. Hier noteer je al je bezittingen. Denk aan geld op je bankrekening, spullen die waardevol zijn zoals een laptop, je voorraden en openstaande rekeningen die anderen nog aan jou moeten betalen. De rechterzijde heet passiva. Hier vul je alles in wat je verschuldigd bent, bijvoorbeeld leningen, openstaande rekeningen en geld dat nog aan anderen moet worden betaald. Door deze twee kanten netjes te noteren ontstaat een duidelijk beeld van je financiële positie.
Stap voor stap zelf een balans maken
Zelf een balans opstellen begint met het verzamelen van informatie. Maak eerst een lijst van alle bezittingen. Noteer daarbij de actuele waarde van deze spullen en het geldbedrag dat op je bank staat. Zet vervolgens per schuld of openstaande rekening de bedragen op een rij. Schrijf alles op, hoe klein of groot ook. Voor een snel overzicht kun je een vel papier in tweeën delen of een simpele tabel in Excel gebruiken. Linksboven zet je de activa, rechts de passiva. Tel daarna beide zijden op. Het verschil tussen je bezittingen en je schulden geeft aan hoeveel je overhoudt: dat heet je eigen vermogen. Zo’n overzicht helpt je om op elk moment te weten waar je financieel staat.
Praktische tips om je balans overzichtelijk te houden
Een balans opstellen is geen eenmalige taak. Het is slim om af en toe een nieuw algemeen overzicht te maken, bijvoorbeeld elke maand of bij grote uitgaven of veranderingen. Werk met vaste bedragen en wees eerlijk over de waarde van je spullen. Gooi oude bijlagen niet weg, maar bewaar ze voor de zekerheid. Als je met een boekhoudprogramma werkt, bieden veel pakketten standaard sjablonen voor het maken van een balans. Houd het overzicht simpel en duidelijk: dat zorgt ervoor dat je eventuele fouten snel ontdekt en eenvoudig bijstuurt als de situatie verandert.
De meest gestelde vragen over het maken van een balans
-
Wat is het verschil tussen een balans en een resultatenrekening?
Een balans geeft een momentopname van je bezittingen en schulden. Een resultatenrekening laat juist zien hoeveel je hebt verdiend of uitgegeven over een bepaalde periode.
-
Moet ik alles tot op de laatste cent noteren als ik de balans maak?
Bij het opstellen van een algemeen overzicht hoeft niet alles tot op de cent. Grote bedragen en belangrijke bezittingen of schulden zijn het belangrijkst voor je overzicht.
-
Wat als de activa en passiva niet aan elkaar gelijk zijn op de balans?
Als beide kanten niet kloppen, moet je de getallen nogmaals controleren. Soms heb je een bedrag vergeten of is een waarde niet goed opgeteld. Het is belangrijk dat links en rechts altijd gelijk zijn.
-
Heb ik een boekhouder nodig om een balans te maken?
Voor een eenvoudig algemeen overzicht is een boekhouder niet nodig. Als je een onderneming hebt en een officieel jaarverslag moet maken, is het soms wel slim om hulp te vragen.
-
Hoelang moet ik mijn oude balansen bewaren?
Voor bedrijven geldt meestal dat je financiële gegevens minimaal zeven jaar moet bewaren. Particulieren kunnen zelf kiezen, maar het is handig om zeker een paar jaar terug te kunnen kijken.
